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Come scrivere le mail ai prof

Dicembre 9, 2017

Immo Wegmann, Unsplash

Studi in università, si avvicina la data dell’esame e hai bisogno di qualche dettaglio su come affrontare la prova con serenità. Oppure sei un rappresentante di corso e come portavoce hai un messaggio da recapitare al prof (o alla prof), magari con qualche critica che i tuoi compagni vogliono sollevare nei confronti del docente. E tu ti senti sprofondare nelle sabbie mobili. Che chi te l’ha fatto fare, poi, di prenderti pure la gatta da pelare di essere rappresentante di corso, ma tant’è!

Hai ragione, non è facile.

Quando mittente e destinatario si trovano in una relazione asimmetrica, scrivere sembra un’azione complicatissima,  e spesso si trasforma in incredibili equilibrismi tra il desiderio di risolvere un problema e la fatica di trovare il giusto tono di voce.

Ora, chiariamo un concetto fondamentale sulla questione delle posizioni fra mittente e destinatario, e in particolare, fra studente e docente: pur essendo sacrosanta, in democrazia, la parità essenziale tra tutti gli esseri umani, dunque anche tra insegnanti e alunni, dal punto di vista funzionale la scuola si basa su una relazione, quella pedagogica, che richiede invece un’asimmetria indiscutibile tra docenti e alunni.

Come fare, allora, per scrivere ai prof, in modo appropriato, convincente ed efficace? Dipende, come sempre, dal tipo di relazione che tu hai con il destinatario, insieme a qualche trucco di buon senso, che è sempre bene da tenere a mente. Vediamoli insieme

Usa sempre il tuo account di posta istituzionale

Te lo consiglia sempre anche la segreteria. Ma non è un vero consiglio, è un “alert”: i prof, infatti, non sono tenuti a rispondere alle e-mail di studenti che usano il loro indirizzo personale. Se scrivi con account diverso da quello che ti hanno assegnato, il tuo messaggio potrebbe non arrivare nemmeno a destinazione.

Segui la giusta routine

Come scrivi di solito una mail? Nel senso: con cosa cominci? La maggior parte delle persone risponde con questo ordine: destinatario (il mittente è automatico, lo mette il sistema), oggetto, testo della mail, eventuale allegato. Va bene anche così, ma per evitare di far partire mail incomplete o senza allegati ti propongo la routine del gambero:

  • Prima l’allegato: se lo devi mettere, fallo subito, ché poi non ci pensi più.
  • Poi il testo: scrivi il tuo messaggio, in modo completo e garbato. Nei paragrafi qui sotto trovi qualche suggerimento.
  • Ora l’oggetto: poche parole ben scelte. Considera che è la prima cosa che le persone leggono, sii preciso.
  • Infine il destinatario: lascialo proprio per ultimo, quando hai riletto e deciso che puoi inviare.
  • Invia: è tutto a posto? Allora, vai! 

Cura l’attacco: you never have a second chance to make a first impression

Che tu scriva a un docente o a personale amministrativo, rispetta i ruoli. Ovviamente non esiste un unico modo sempre valido; fatti guidare dal buon senso per calibrare il tono di voce, a seconda di come sono i tuoi interlocutori:

  • “egregio”: sono piuttosto formali e ci tengono alle distanze.
  • Gentile”: un tono medio, garbato, fa fino e non impegna.
  • “Cara”: un tono caldo, affettuoso, bene se la relazione lo consente.
  • “Prof”: è colloquiale, anche qui SOLO se la relazione lo consente o la persona lo ammette. Con me, non subito subito, ma, dopo poco, va bene.
  • “Salve”: non è mai bello, sa di qualcuno che non sa prendere una posizione (personalmente lo trovo sciatto).
  • “Magnifico”: lo so, fa un po’ sorridere, ma se scrivi al rettore, quello è il suo aggettivo.

Presentati subito con nome e cognome

Questo sembra un po’ il consiglio della nonna, ma cominciare subito presentandoti aiuta te a rompere il ghiaccio e il prof a inquadrare te e il contesto in cui sarà inserito il tuo messaggio. Usa nome e cognome, anche se il sistema li mostra già a chi legge. Ovviamente è necessario la prima volta che scrivi: negli scambi successivi (tipo botta e risposta) non serve più. Se scrivi allo stesso prof a distanza di poco tempo, puoi usare anche solo il nome.

Scrivi a quale corso di laurea, a quale anno, quale insegnamento sei iscritto 

Anche in questo caso, serve il buon senso: per scrivere a me non è così indispensabile specificarlo (io ne tengo solo uno), ma non dare per scontato che il destinatario abbia tutte le informazioni.

Formula il tuo quesito in modo chiaro, sintetico e garbato.

Perché stai scrivendo? Devi chiedere qualcosa? Sii chiaro, sintetico e garbato.
Fai ancora più attenzione se, invece, qualcosa sta andando storto nel corso delle lezioni o nelle sessioni d’esame e sei portavoce dei tuoi compagni che vogliono lamentarsi. In quel caso occorre saper dare cattive notizie in modo preciso e senza offendere.

Prima, cerca sul sito: gli uffici pubblicano con anticipo le informazioni utili.

Se ti servono in formazioni logistiche, fai una breve ricerca sul sito dell’università, prima di scrivere una mail. Se non trovi quello che cerchi, segnalalo: agli uffici servirà per mettere meglio in evidenza le informazioni.

Saluta

Anche qui non c’è una regola sempre valida per congedarsi e serve il buon senso. Ringrazia sempre per l’aiuto che il tuo destinatario di vorrà dare e poi, saluta:

  • “distinti o cordiali saluti”: se la relazione è piuttosto formale.
  • “Cordialmente” o “un cordiale saluto”: ancora formale, ma meno inamidato.
  • “A presto”: se la relazione è più informale (io preferisco questo).
  • “In attesa di un suo pronto riscontro”: meglio di no, dai, ché sembra che li pressi (e ti dirò, infastidisce molto anche me che sono piuttosto scialla).

Firma

Firmare è un must, oltre che un gesto di buona educazione. Metti rigorosamente NOME e COGNOME, in questo ordine.

Quali di queste strategie conoscevi e applicavi già e quali sono nuove? Se ne hai trovate di nuove e decidi di applicarle, poi fammi sapere com’è andata e che risultati hai ottenuto, lasciando un commento qui sotto!

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