Studi in università, si avvicina la data dell’esame e hai bisogno di qualche dettaglio su come affrontare la prova con serenità. Oppure sei un rappresentante di corso e come portavoce hai un messaggio da recapitare al prof (o alla prof), magari con qualche critica che i tuoi compagni vogliono sollevare nei confronti del docente. E tu ti senti sprofondare nelle sabbie mobili. Che chi te l’ha fatto fare, poi, di prenderti pure la gatta da pelare di essere rappresentante di corso, ma tant’è!
Hai ragione, non è facile.
Quando mittente e destinatario si trovano in una relazione asimmetrica, scrivere sembra un’azione complicatissima, e spesso si trasforma in incredibili equilibrismi tra il desiderio di risolvere un problema e la fatica di trovare il giusto tono di voce.
Ora, chiariamo un concetto fondamentale sulla questione delle posizioni fra mittente e destinatario, e in particolare, fra studente e docente: pur essendo sacrosanta, in democrazia, la parità essenziale tra tutti gli esseri umani, dunque anche tra insegnanti e alunni, dal punto di vista funzionale la scuola si basa su una relazione, quella pedagogica, che richiede invece un’asimmetria indiscutibile tra docenti e alunni.
Come fare, allora, per scrivere ai prof, in modo appropriato, convincente ed efficace? Dipende, come sempre, dal tipo di relazione che tu hai con il destinatario, insieme a qualche trucco di buon senso, che è sempre bene da tenere a mente. Vediamoli insieme
Te lo consiglia sempre anche la segreteria. Ma non è un vero consiglio, è un “alert”: i prof, infatti, non sono tenuti a rispondere alle e-mail di studenti che usano il loro indirizzo personale. Se scrivi con account diverso da quello che ti hanno assegnato, il tuo messaggio potrebbe non arrivare nemmeno a destinazione.
Come scrivi di solito una mail? Nel senso: con cosa cominci? La maggior parte delle persone risponde con questo ordine: destinatario (il mittente è automatico, lo mette il sistema), oggetto, testo della mail, eventuale allegato. Va bene anche così, ma per evitare di far partire mail incomplete o senza allegati ti propongo la routine del gambero:
Che tu scriva a un docente o a personale amministrativo, rispetta i ruoli. Ovviamente non esiste un unico modo sempre valido; fatti guidare dal buon senso per calibrare il tono di voce, a seconda di come sono i tuoi interlocutori:
Questo sembra un po’ il consiglio della nonna, ma cominciare subito presentandoti aiuta te a rompere il ghiaccio e il prof a inquadrare te e il contesto in cui sarà inserito il tuo messaggio. Usa nome e cognome, anche se il sistema li mostra già a chi legge. Ovviamente è necessario la prima volta che scrivi: negli scambi successivi (tipo botta e risposta) non serve più. Se scrivi allo stesso prof a distanza di poco tempo, puoi usare anche solo il nome.
Anche in questo caso, serve il buon senso: per scrivere a me non è così indispensabile specificarlo (io ne tengo solo uno), ma non dare per scontato che il destinatario abbia tutte le informazioni.
Perché stai scrivendo? Devi chiedere qualcosa? Sii chiaro, sintetico e garbato.
Fai ancora più attenzione se, invece, qualcosa sta andando storto nel corso delle lezioni o nelle sessioni d’esame e sei portavoce dei tuoi compagni che vogliono lamentarsi. In quel caso occorre saper dare cattive notizie in modo preciso e senza offendere.
Se ti servono in formazioni logistiche, fai una breve ricerca sul sito dell’università, prima di scrivere una mail. Se non trovi quello che cerchi, segnalalo: agli uffici servirà per mettere meglio in evidenza le informazioni.
Anche qui non c’è una regola sempre valida per congedarsi e serve il buon senso. Ringrazia sempre per l’aiuto che il tuo destinatario di vorrà dare e poi, saluta:
Firmare è un must, oltre che un gesto di buona educazione. Metti rigorosamente NOME e COGNOME, in questo ordine.
Quali di queste strategie conoscevi e applicavi già e quali sono nuove? Se ne hai trovate di nuove e decidi di applicarle, poi fammi sapere com’è andata e che risultati hai ottenuto, lasciando un commento qui sotto!