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Scrivere relazioni ad alta leggibilità

Novembre 7, 2022

Succede così: hai fatto il tuo lavoro, un colloquio, un incontro protetto, una visita domiciliare o qualunque altra attività che riguardi la tua professione, e ora devi scrivere una relazione; nella tua mente si agita una folla vociante di pensieri che, però, non puoi presentare così, la devi tradurre per chi leggerà: un’azione che fai al volo, quando parli, ma che si fa più impegnativa, quando scrivi. È lì che senti con tutta la sua fragorosa potenza la natura strategica della scrittura: per centrare i tuoi obiettivi professionali, devi trasferire i tuoi pensieri nella mente di qualcun altro. Lo devi fare nel modo più efficace possibile e lo puoi fare con la sola forza delle parole.

In pratica, devi prendere per mano il tuo lettore, convincerlo a seguirti fino alla fine, di paragrafo in paragrafo, lasciarlo appagato delle informazioni che gli avrai fornito e con sufficiente energia a disposizione per riflettere su senso e utilità che il testo ha per te e che deve avere per lui (o lei, ovviamente).

Riuscirci dipende in gran parte dall’ordine in cui decidi di fornirgli le informazioni: con una buona struttura seguirà il tuo pensiero, con una sintassi scorrevole arriverà alla fine senza fare nessuna fatica e sarà in grado di riservare la propria attenzione a ciò che davvero lo merita. E ciò che lo merita è una scelta di chi scrive, cioè tua. Sempre.

Spianare la strada a chi legge significa lavorare a fondo sulle frasi, sull’impianto del testo, sui periodi, oltre che, ovviamente sulla correttezza grammaticale. Significa montare, smontare e rimontare, guardare da vicino e poi guardare da lontano, spostare, collegare, sfoltire e rifinire, finché il testo ti parlerà come il più affascinante degli oratori che non smetteresti mai di ascoltare.

Che siano testi complessi, analitici e molto elaborati, oppure più sintetici e snelli, l’esposizione delle idee deve sempre essere ben organizzata e chiara, con informazioni esaurienti e obiettive (cioè prive di commenti e valutazioni personali); naturalmente, poiché chi scrive seleziona i dati che costituiscono l’ossatura del testo e sceglie l’ordine con cui li presenta, il testo può comunque rivelare la sua posizione. Lo abbiamo già visto altrove, in questo articolo sulla scrittura neutrale, per esempio: scrivere non è mai, né può mai essere, un’azione neutrale. Scrivere è sempre frutto di una scelta, anche nelle sfumature che apparentemente sembrano poco significanti. Ed è proprio questa consapevolezza che normalmente ti blocca. O alla quale cerchi – inutilmente – di sfuggire.

Cura struttura, sintassi e lessico

La struttura delle relazioni è quella tipica dei testi informativo-espositivi: prevede, cioè, un’introduzione, seguita da fatti, descrizioni, elementi di dettaglio, e una conclusione, per tirare le fila di tutto il discorso. Le parti del testo devono succedersi in maniera ordinata e illustrare l’argomento secondo il criterio più funzionale allo scopo: gerarchico, cronologico, di causa-effetto, di comparazione, di definizione eccetera. La sintassi è in genere semplice, o così dovrebbe essere: periodi brevi che prediligono la coordinazione alla subordinazione, tempi verbali all’indicativo per collocare gli eventi in un tempo reale e parole comuni, ad alta frequenza, concrete, con qualche termine specialistico, se davvero non se ne può fare a meno.

Quando sono scritti così, i testi risultano facili da leggere e facili da capire, qualunque sia l’argomento di cui trattano. Sul sito della Stazione Spaziale Internazionale ho trovato questo testo informativo che ne descrive le caratteristiche e di cui fornisce alcune informazioni. Guardiamolo da vicino.

Avamposto della colonizzazione dello Spazio, laboratorio di ricerca scientifica unico nel suo genere, luogo di sperimentazione delle tecnologie più avanzate, la Stazione Spaziale Internazionale (o ISS, International Space Station) è il più importante programma di cooperazione internazionale mai intrapreso in campo scientifico e tecnologico. È il risultato di una estesa cooperazione tecnologica tra USA, Russia, Giappone, Canada, Brasile e i 11 paesi europei che aderiscono all’ESA. Dal 2000, quando salì a bordo il primo equipaggio permanente, la ISS (la cui costruzione ha avuto inizio nel 1998) assicura una ininterrotta presenza umana nello Spazio. Con i suoi sette laboratori pressurizzati e le nove piattaforme esterne, rappresenta un vero e proprio laboratorio orbitante per la ricerca scientifica e tecnologica. Consente di condurre esperimenti impossibili sulla Terra in diversi campi, dalla fisica alla chimica, dalla biologia alla medicina, e naturalmente nel campo dell’osservazione dell’Universo e del pianeta Terra.  […]
L’assemblaggio in orbita della ISS è iniziato nel 1998 ed è stato completato nel 2011. Rappresenta la più grande struttura mai costruita dall’uomo nello Spazio. Con un peso di 455 tonnellate, una lunghezza di circa 100 metri e una larghezza di circa 80 metri, la Stazione si estende su un’area delle dimensioni di un campo di calcio. Il volume pressurizzato della ISS, pari a 1200 m3 è equivalente a quello di due jumbo jet Boeing 747.

Come vedi, il testo è organizzato seguendo l’ordine di definizione: fornisce, cioè, informazioni sempre più dettagliate sulle caratteristiche di ciò di cui si parla, la Stazione Spaziale Internazionale.

La prima parte è la vera e propria definizione e a ogni periodo sono affidate informazioni sempre più dettagliate per definire le caratteristiche della stazione spaziale. Seguono le informazioni di carattere generale, quelle di carattere storico e, infine, quelle di carattere tecnico. E il testo, benché tratti di cose che la maggior parte di noi non ha mai visto, risulta chiaro, accessibile e siamo in grado di ricreare l’immagine mentale persino del volume pressurizzato della Iss, con i suoi 1200 m³, pari a quello di due jumbo jet Boeing 747!

Quando, invece, la struttura del testo non è così accurata, la nostra mente si perde: vaga attraverso informazioni di diversa natura, cercando un senso per ogni dettaglio. Un lavoro cognitivo faticosissimo e in un certo senso anche rischioso, perché non è affatto garantito che il senso trovato da chi legge corrisponda a quello di chi scrive. E quando si tratta di relazioni sociali, la posta in gioco non è mai banale!

L’ordine con cui scegliamo di proporre le varie parti di un discorso, infatti, orienta la mente lettore e lo fa sempre; è un fatto che occorre tenere presente se non vogliamo creare in chi legge aspettative incoerenti con ciò che vogliamo comunicare, provocando, quindi, confusione. Chi legge deve avere subito chiara la visione di ciò che stiamo descrivendo, proprio come la Stazione Spaziale Internazionale!

La pigrizia mentale

Nell’esempio che ti riporto di seguito, un’educatrice professionale descrive alcuni incontri protetti fra padre e figlio. I due protagonisti sono di origine straniera. Per comodità, li chiameremo Alì e Omar, pur tenendo a mente che i nomi, e la provenienza geografica che evocano, sono di fantasia.

Il testo, come vedi, è diviso in due blocchi: una descrizione generale e le conclusioni. Lessico e sintassi sono facili e accessibili e, per questo, la lettura scorre senza nessun problema. Per come sono descritti gli incontri, il senso generale della relazione sembra essere che le cose stanno andando tutto sommato bene: sì, Omar non è ancora il massimo della creatività né della proattività, ma l’idea generale è tutto sommato discreta. Nelle intenzioni di chi scrive, però, come mi è stato detto durante un incontro di supervisione, l’idea era tutt’altra: il padre è ancora inadeguato. Com’è possibile tanta distanza fra intenzione e risultato? Analizziamo più da vicino le varie parti e, per farlo, usiamo di nuovo i colori.

Come vedi, il tema di apertura è la felicità che Alì manifesta nel vedere il padre e il periodo successivo descrive i progressi linguistici del bambino (colore rosa). La nostra mente viene, quindi, istintivamente orientata verso una visione tutto sommato positiva degli incontri e della relazione che padre e figlio stanno costruendo, mentre la componente passiva del padre, l’incapacità a prendere l’iniziativa nel gioco e nella conversazione, è relegata a poco più di una riga (colore verde). Troppo poco, se quello è il messaggio su cui vogliamo che il lettore si concentri! Anche perché, una volta che la nostra mente si è creata un’idea – Alì si diverte negli incontri col padre ed è contento – difficilmente la abbandona, e farlo è un’operazione costosissima.

Anche nelle conclusioni, pur comparendo in prima posizione, la passività del padre è solo tratteggiata (colore verde) e maggior spazio è dedicato al suo assecondare il figlio nei giochi (e questo è positivo o negativo?), alle manifestazioni di affetto (baci e abbracci) e, di nuovo, alla serenità mostrata da Alì (colore rosa).

Come fare allora?

In supervisione, abbiamo messo a fuoco ciò che veramente era necessario dire. Abbiamo stilato una lista con le caratteristiche delle tre persone coinvolte, padre, figlio e anche la madre, come se fossero i personaggi di una storia. E questo ha reso disponibili alcuni elementi che nella prima stesura erano andati persi, che sono stati sfruttati nella riscrittura.

Messi a fuoco il tema e i dettagli della storia, abbiamo scelto il criterio espositivo – in questo caso è il criterio di comparazione: Alì è allegro, socievole e migliora, suo padre, no – e poi ci siamo avventurate in possibili riscritture. Questa è una:

Le azioni disciplinate

Sì, scrivere può sembrare un’attività per pochi, naturalmente dotati. E certo, se il tuo scopo nella vita è scrivere romanzi, avere la stoffa di Hemingway un po’ aiuta. In tutti gli altri casi, aiuta allenarsi con costanza e disciplina: a scrivere meglio e a pensare meglio, a mettere in fila i pensieri.

Allora, se vuoi, prova seguendo queste azioni, come un esercizio di disciplina:

• Metti a fuoco il tema: chiarisci nella tua mente ciò che veramente vuoi dire. In altre parole, metti a fuoco l’argomento centrale del tuo testo e la situazione comunicativa in cui ti trovi (scopo del testo, destinatario a cui ti rivolgi, eccetera).
• Raccogli tutte le informazioni sul tema e poi seleziona quelle utili al tuo scopo. Per farlo, puoi usare le tecniche che ti sono più comode: appunti alla rinfusa da riordinare poi, lista di idee, disegni, scarabocchi; davvero: vale tutto.
• Scegli i criteri espositivi (gerarchico, cronologico, di causa effetto, eccetera) più funzionali al tipo di informazioni che intendi dare e ordina le parti del testo in modo coerente alla tua scelta.
• Struttura il testo nelle sue parti fondamentali (introduzione, corpo del testo, conclusione), suddividilo in paragrafi (soprattutto se il testo è lungo) e usa i connettivi.
• Usa sintassi lineare e un linguaggio accessibile, chiaro e preciso.
• Non aggiungere commenti personali.
• Controlla che il testo sia coerente in tutte le sue parti (informazioni pertinenti e stile appropriato).
• Controlla la coesione (ortografia, sintassi, punteggiatura, connettivi…).

E quando ci avrai provato, per favore, fammi sapere come ti trovi.