Scrivere mail efficaci

Scritto il 4 ottobre 2013

La mail ha totalmente cambiato il modo di scrivere in azienda. O almeno chiede di farlo. Ogni giorno riceviamo decine di mail e quelle che apprezziamo di più sono quelle che possiamo leggere in poco tempo e capire con facilità.

Ecco i consigli della formica:

  1. Decidi chi è il vero destinatario del tuo messaggio.
    Non mandare una mail a 20 persone quando serve davvero solo a 2: agli altri 18 stai facendo perder tempo.
  2. Comincia dalla fine.
    Sì, sì: metti le conclusioni all’inizio: il tuo lettore ha poco tempo e vuol sapere subito se la tua mail gliene farà perdere o guadagnare.
    Esempio: Caro collega, lunedì 15 giugno il tuo pc portatile verrà sostituito. Ecco cosa è necessario fare perché tutto funzioni correttamente.
  3. Usa gli elenchi puntati.
    Quando vuoi che il tuo lettore compia diverse azioni, non elencarle in un paragrafo di testo: potrebbe inavvertitamente saltarne qualcuna. Accompagnalo, invece, attraverso una lista, così:
    Esempio: Prima di sostituire il pc
    I. Salva i tuoi dati sul server: ti serviranno per ripristinarli sul nuovo
    II. Presenzia all’istallazione: potrai verificare personalmente il buon funzionamento della nuova macchina
    III. Esegui il controllo, seguendo la check list che trovi in allegato.
  4. Quando inoltri una mail a qualcuno, digli perché.
    Non limitarti a scrivere “per conoscenza”, ma scrivi una frase per dire perché
    Esempio: Queste sono le informazioni che il cliente ci chiede. Tu cosa ne pensi?
  5. Usa frasi brevi.
    Sono più veloci e più facili da leggere. Quanto brevi? 20-25 parole, in genere; anche qualcuna in più , se il periodo è ben articolato.
  6. Cura il campo “oggetto”.
    È la prima cosa che il lettore legge. Fornisce dettagli sul contenuto e sull’importanza del tuo messaggio.
    Se scrivi a un giornalista, per esempio,
    non “Comunicato stampa”
    ma: “Nuove rette agli asili comunali. Comunicato stampa”.